Opportunité d'emploi : Secrétaire administratif à l'institut de formation en masso-kinésithérapie - h/f:FHF

Description de l'offre:

Lieu de travail:

Groupe Hospitalier de la région de Mulhouse et Sud Alsace GHRMSA
87, avenue d'altkirch BP 1070
68051 Mulhouse

Détail de l'offre

Poste proposé

Secrétaire administratif à l'Institut de Formation en Masso-Kinésithérapie - H/F

Contrat(s)

CDD

Descriptif

Le Groupe Hospitalier de la Région de Mulhouse et Sud Alsace (GHRMSA) est l'établissement support de l'Institut de Formation des Métiers de la Santé (IFMS) regroupant :
- L'Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI)
- L'Institut de Formation des Aide-Soignants (IFAS)
- L'institut de Formation des Métiers de la Rééducation (IFMR) - formation en Psychomotricité et Formation en Ergothérapie
- L'institut de Formation en Masso-Kinésithérapie (IFMK d'Alsace-Site Mulhouse)
L'IFMK d'Alsace-Site Mulhouse assure depuis septembre 2011, la formation initiale de vingt étudiants en kinésithérapie. Son effectif compte 2 ETP temps formateurs, 1 ETP agent administratif et 0,5 ETP temps documentaliste.
Missions
Sous la coordination du responsable pédagogique, le secrétaire est garant du suivi des dossiers administratifs des étudiants. Il assure une coordination avec ses homologues du site de Strasbourg et s'inscrit dans la dynamique institutionnelle. Il s'engage dans une démarche éthique et objective à l'encontre des étudiants.

Activités principales
1. Institution
Représentativité aux instances et aux réunions institutionnelles
Contribue à la préparation et participe aux différentes instances et réunions institutionnelles
Organise la vérification et la validation des résultats pour présentation en instances
Réalise et révise la rédaction des comptes rendu des réunions, des procès-verbaux des différentes instances
Participe à la cérémonie de remise des diplômes

Démarche qualité
Contribue à la mise en oeuvre de la démarche qualité
Participe à l'implantation et au développement des outils
S'inscrit dans la politique qualité de l'institut et certification nationale qualité- Qualiopi
Participe aux actions de formation continue

Règlements
Assure une veille règlementaire.
Applique le règlement
Participe aux modifications des différents règlements et guides
Contribue à la diffusion et au respect du règlement par les étudiants

Financeurs
Gestion administrative des dossiers pédagogiques, administratifs et financiers
Contribue à l'écriture du rapport d'activité
Assure le suivi du dossier de rémunération des intervenants
Accueil, cadre et accompagnement pédagogique de personnes (agents, étudiants, stagiaires, etc.)
Organise l'accueil des intervenants extérieurs
Organise l'accueil des nouveaux formateurs, étudiants cadres ou autres stagiaires

2. Logistique
Locaux et matériel
Collabore à la gestion de la maintenance des locaux et du matériel, gestion des stocks, de l'entretien des locaux et du matériel. Informe des besoins en fonction des activités pédagogiques et réalise les commandes
Transmet les demandes de maintenance en suivant les procédures du GHRMSA et de l'IFMS
Assure une réflexion sur le développement durable et optimise les ressources
Veille à la bonne utilisation des installations et du matériel et remonte les dysfonctionnement ou dégradations auprès de la direction
Assure une mise en place des salles
Effectue une veille du matériel informatique (préparation des postes, gestion des dysfonctionnement)

3. Pédagogie
Conception de la formation
Transmet la planification annuelle de l'institut (alternance périodes d'enseignement, de stages, d'évaluation)

4. Vie étudiante
Accompagnement administratif des étudiants
Participe à la section compétente vie étudiante
Assure l'accueil et le suivi des étudiants
Assure une veille sur les situations: problématique financière, position de vie, etc.
Organisation et gestion individualisée du parcours de stage de l'étudiant
En collaboration avec le référent des stages, participe à l'organisation et à la réalisation de la campagne d'attribution des stages tout au long de l'année scolaire
Gère et assure le suivi des conventions de stage

5. Mission spécifiques
Accueil
Assure l'accueil physique, téléphonique ou numérique du public en lien avec les instituts de formation
Assure la communication interne et externe via le secrétariat
Organisation de la rentrée
En lien avec le responsable pédagogique organise et réalise des séquences programmées (temps de formation incendie, essayage des tenues, discours de la direction du GHR, vérification des vaccinations, visite médicale, etc.)
S'assure de la réception du dossier scolaire complet avant copie vers le site de Strasbourg
Si nécessaire, contribue à l'accompagnement individualisé des étudiants (bourses scolaires, problématiques de logement, position personnelle particulière etc.)
Planification du projet de formation
Participe à l'organisation et à la planification des séquences d'enseignements théoriques et pratiques
S'assure du renseignement du questionnaire d'identité par les intervenants vacataires.
S'assure de la formalisation des contrats de prestation
Planifie l'attribution des salles, contrôle la cohérence du planning
Se coordonne avec ses homologues de Strasbourg, afin d'avoir une planification synchronisée entre les deux sites et en cas de changements, la secrétaire concernée en informe, ses homologues
Accueille les intervenants et gère la logistique des interventions

Programmation du contrôle des connaissances
Participe à l'organisation et à la planification des évaluations avec le responsable pédagogique
S'assure de la transmission des questions d'évaluation et des copies d'évaluation en toute sécurité à l'exception de celles qui restent sur le site de Mulhouse pour correction par l'équipe de Mulhouse
Organise et participe à la surveillance de temps d'évaluation
Saisie les notes de l'ensemble des évaluations
Organise les temps de consultation des copies par les étudiants

Certification
Collabore sur l'organisation des épreuves du diplôme d'Etat
Veille spécifique à son domaine d'activité
Maintient et réactualise ses connaissances, textes, pratiques liés au domaine d'activité
Met à niveau des compétences spécifiques à son domaine d'exercice

Spécificités du poste
Le poste demande une polyvalence de tâches et une qualité à prioriser en fonction des impératifs de formation des étudiants. Les congés sont à prendre préférentiellement pendant les périodes de congés scolaires des étudiants.

Profil
Qualifications requises

Bac professionnel secrétariat (niveau IV) / BTS assistant de direction (niveau III)

Savoir
Le secrétaire doit avoir des connaissances :
- En éthique et déontologie professionnelles
- Réglementaires relatifs aux professions visées
- De l'environnement de travail, organigrammes et réglementations en vigueur de l'établissement support
- Du règlement intérieur de l'IFMS et de l'IFMK

Savoir-faire
Le secrétaire doit être en qualité de :
- Accueillir et coordonnée des personnes, des groupes, des publics
- Définir/adapter et utiliser un plan de classement et d'archivage, un système de gestion documentaire
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations, des documents de différentes natures
- Rédiger et mettre en forme des notes, documents et /ou rapports, relatifs à son domaine de compétence
- Maitriser l'outil informatique, les logiciels et suites bureautiques
- Travailler en autonomie dans l'organisation de son travail
- Travailler en équipe / en réseau
- Utiliser les procédures de fonctionnement

Savoir être
Aptitude en communication
Rigueur
Adaptabilité
Disponibilité
Sens des compétences
Collaboration
Analyse et remise en question
Discernement
Appui
Ecoute

Personne à contacter

Merci de déposer votre candidature sur notre site: www.ghrmsa.fr / Rubrique Professionnels / Nous rejoindre / Offres d'emploi
Email: drh-netjobsement@ghrmsa.fr

Profil / Compétences:

Secteur:	Telecommunication [ Voir toutes les offres de la catégorie: Telecommunication ]
Des exigences linguistiques:
Type de contrat:
Salaire:	Indéfini
Niveau d'études:	CAP / BEP
Expérience (nb. années):	Indéfini
Lieu du poste:	Mulhouse d'autres
type de société	Employeur
Date publication:	26/04/2024 / Viewed 48 times
Coordonnées
Société:	FHF
E-mail du contact:	drh-recrutement@ghrmsa.fr

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